- LGD stanowiąc swojego rodzaju „instytucję” utworzy biuro, którego jednym z zadań będzie pomoc w wypełnianiu wniosków. Nabory wniosków będą ogłaszane zgodnie z harmonogramem. Przyjęcie wniosku będzie się odbywać w biurze LGD poprzez wpisanie wniosku do rejestru. Wnioskodawca otrzyma potwierdzenie zarejestrowania wniosku na kopii wniosku poprzez postawienie pieczątki i podpis pracownika biura, który przyjmie wniosek. W momencie rejestracji, pracownicy biura zobowiązani będą do wypełnienia kart oceny formalnej wniosku – karta weryfikacji wniosku. Do oceny wniosku ważne są również data i godzina przyjęcia wniosku na kancelarię biura LGD. Gdy wnioski otrzymają taką samą punktację w ocenie merytorycznej, wniosek, który wpłynął wcześniej jako pierwszy będzie umieszczony na liście rankingowej projektów przeznaczonych do dofinansowania.
- Po zamknięciu naboru, Biuro LGD informuje członków Rady o terminie i miejscu posiedzenia w sprawie wyboru operacji do finansowania zachowując termin, co najmniej 7 dni przed terminem posiedzenia, zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym Rady.
- Posiedzenie, otwiera Przewodniczący Rady. Jeśli został spełniony warunek kworum (liczba obecnych członków rady na posiedzeniu – co najmniej ½ +1 składu Rady), zebranie jest prawomocne. Na początek mają miejsce wystąpienia osób referujących operacje. W dalszej kolejności odbywa się, zarządzona przez Przewodniczącego Posiedzenia, dyskusja. Po tej części obrad, Przewodniczący zarządza przerwę. Na sali zostają tylko członkowie Rady. Po przerwie, uczestniczą oni w dyskusji. Następnie Przewodniczący posiedzenia zarządza głosowanie. Członkowie Rady wybierają spośród siebie dwóch członków Komisji Skrutacyjnej, zgodnie z Regulaminem. Kolejne czynności wykonują radni w związku z głosowaniem.
-Zawiera się tu także procedura wyłączenia członków Rady mających związek z przeznaczonym do głosowania projektem. Po podpisaniu oświadczeń, członkowie Rady, którzy mają związek z omawianym projektem zostają wyłączeni z procedury głosowania na podstawie deklaracji bezstronności. Przewodniczący Posiedzenia określa liczbę głosujących. Członkowie Rady przystępują do głosowania poprzez wypełnienie kart do głosowania. W pierwszej kolejności wypełniają kartę oceny zgodności operacji z LSR. Komisja Skrutacyjna sprawdza karty, jeśli są w nich braki lub błędy, wzywa członka Rady do poprawek. Komisja Skrutacyjna przelicza głosy i podaje do wiadomości Przewodniczącemu Posiedzenia. Przewodniczący ogłasza wyniki. Kolejnym punktem w porządku obrad jest głosowanie w sprawie oceny zgodności operacji z lokalnymi kryteriami wyboru projektów. Radni wypełniają karty do głosowania przyznając punkty określonym operacjom. Następnie punkty te sumują i podpisują się na kartach. Komisja skrutacyjna powtarza czynności związane ze sprawdzeniem kart, jeśli są błędy lub braki, wzywa członków Rady do poprawek. Wyniki głosowania podaje do wiadomości Przewodniczącego Posiedzenia. Przewodniczący ogłasza wyniki. Członkowie Rady podejmują decyzje w formie uchwały. Przewodniczący zamyka obrady.
- Z każdego głosowania dokonywanego przez wypełnienie kart do oceny operacji komisja skrutacyjna sporządza protokół, w którym zawarte są informacje o przebiegu i wynikach głosowania. Karty oceny operacji, złożone w trakcie danego głosowania stanowią załącznik do protokołu komisji skrutacyjnej z tego głosowania. Protokół komisji skrutacyjnej powinien zawierać:
- skład osobowy komisji skrutacyjnej,
- określenie przedmiotu głosowania,
- określenie liczby uprawnionych do głosowania, liczby biorących udział w głosowaniu, ilości oddanych głosów ważnych i nieważnych,
- wyniki głosowania,
- podpisy członków komisji skrutacyjnej.
- Uchwałom Rady nadaje się formę odrębnych dokumentów, z wyjątkiem uchwał proceduralnych, które odnotowuje się w protokole posiedzenia. Podjęte uchwały opatruje się datą i numerem, na który składają się: cyfry rzymskie, oznaczające numer kolejny posiedzenia od początku realizacji osi 4. Leader, łamane przez numer kolejny uchwały od początku realizacji osi 4. Leader zapisany cyframi arabskimi, łamane przez dwie ostatnie cyfry roku. Uchwałę podpisuje Przewodniczący Rady po jej podjęciu. Uchwały podjęte przez Radę, Przewodniczący Rady przekazuje Zarządowi.
- Protokół z posiedzenia Rady sporządza się niezwłocznie po odbyciu posiedzenia. Protokoły i dokumentacja z posiedzeń Rady jest gromadzona i przechowywana w Biurze LGD. Dokumentacja ma charakter jawny i jest udostępniana do wglądu wszystkim zainteresowanym. Niezwłocznie po dokonaniu oceny operacji pod względem zgodności z LSR oraz spełnienia kryteriów wyboru, lecz nie później niż 21 dni od dnia, w którym upłynął termin składania wniosków o przyznanie pomocy, LGD sporządza listę ocenionych operacji zawierającą: operacje zgodne z LSR oraz operacje niezgodne z LSR, w kolejności ustalonej według liczby uzyskanych punktów w ramach oceny.
- Zwrócono również szczególna uwagę na zakres odpowiedzialności procedury wyboru operacji przez LGD W formie tabelarycznej procedura przedstawia się następująco:
Zakres odpowiedzialności |
Nazwa zadania |
Terminy |
Biuro LGD |
Przyjęcie i ocena formalna wniosków |
Przed posiedzeniem |
Biuro LGD |
Powiadomienie o zebraniu członków Rady, podanie do publicznej |
Co najmniej 7 dni przed posiedzeniem |
Członkowie Rady |
Wypełnienie listy obecności |
Podczas posiedzenia |
Przewodniczący Posiedzenia |
Określenie kworum |
|
Przewodniczący Posiedzenia |
Otwarcie zebrania bądź w przypadku braku kworum ustalenie kolejnego terminu |
|
Członkowie Rady |
Wybór sekretarzy zebrania |
|
|
Wystąpienia osób |
|
Obecni na zebraniu: Rada decyzyjna LGD, Członek /członkowie Zarządu /mieszkańcy /zaproszeni goście |
Dyskusja |
|
Przewodniczący Posiedzenia |
Rozpoczęcie procedury |
|
Członkowie Rady |
Wypełnienie oświadczeń |
|
Komisja skrutacyjna posiedzenia |
Ustalenie liczby oceniających |
|
Członkowie Rady |
Wypełnienie kart oceny operacji |
|
Komisja skrutacyjna posiedzenia |
Sprawdzenie kart oceny |
|
Członkowie Rady |
Poprawki kart oceny |
|
Przewodniczący Posiedzenia |
Ogłoszenie wyników głosowania |
|
Członkowie Rady |
Podjęcie uchwały o finansowaniu/niefinansowaniu operacji |
|
Przewodniczący Posiedzenia |
Zamknięcie posiedzenia |
|
Przewodniczący Posiedzenia |
Przekazanie protokołu z posiedzenia Zarządowi LGD |
Niezwłocznie po posiedzeniu |
Zarząd LGD |
Wyłożenie protokołu w Biurze LGD do wglądu |
|
